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    怎么樣才能很好的管理好辦公用品?

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    • 發布日期:2019-06-14

    怎么樣才能很好的管理好辦公用品?洛陽辦公用品小編來教大家幾種管理方法吧。

    要建立辦公用品管理制度。辦公用品管理制度 :

    為規范機關辦公用品的采購、保管、領取和使用。確保辦公所需,倡導勤儉節約、物盡其用.杜絕鋪張浪費、大手大腳.管好用好辦公物品.特制定辦公用品管理制度。
    一、辦公用品的采購
    1、辦公室所有辦公用品的采購工作.統一在辦公室采購領導小組的監督指導下進行。采購領導小組組 長由辦公室分管后勤副主任兼任,副組長由機關事務管理科科長兼任.成員由有關科室負責同志組成。機 關事務管理科是辦公室采購工作的統籌協調承辦單位。
    2、堅持實行集體采購制度。急用現買零散性采購實行雙人采購制度;大宗、批量、貴重物品由采購領 導小組及有關領導在采購地點、規格型號和質量價格上予以把關,全程參與采購工作;相關科室也要派人 參與采購工作;必要時,可邀請有關專業人員參與。
    3、嚴格采購審批制度。隨用隨買的個別零散性采購。一次性支出在 200 元以下的.由機關事務管理科 科長暨采購領導小組副組長審批;一次性支出在 200 元以上、1000 元以下的,由分管后勤副主任暨采購領 導小組組長審批;凡支出在 1000 元以上的,由辦公室主任審批。
    4、采購工作要科學、合理,增強透明度。采購前。應做好市場調查,充分掌握欲購物品的性能、價格 及附加優惠條件。貨比三家,講價壓價,努力達到貨真價實,物美價廉。本地有的物品,只有當因差價節 省的錢超過交通運輸成本時,方可派人派車到外地采購。
    5、辦公用品采購的一般程序為:
    需用單位或個人向機關事務管理科提出購物申請→機關事務管理科確認庫存無可用或可替代的物品后按照規定權限辦理審批,并報告辦公室采購領導小組有關成員→在采購領導小組的監督指導下實施采購→所購物品交與申購單位(個人)或倉庫保管員驗收;采購人和驗收人各自在發票上簽字→有關領導按規定批準權限審簽→財務科核銷。
    6、機關車隊要嚴格執行定點加油和定點維修制度,并接受辦公室采購領導小組的監督指導。
    二、辦公用品的保管
    1、辦公用品由機關事務管理科負責保管(辦公自動化管理科管轄的除外)。辦公用品的保管與采購人員應由2人以上分別擔任,各負其責,不得一人雙兼。
    2、庫存辦公用品的種類和數量要科學確定,合理控制。常用、易耗、便于保管和適于批量采購的辦公 用品可適量庫存。要避免不必要的儲存或過量積壓,確保供應好、周轉快、消耗低、費用省。
    3、批量購入的辦公用品應即時入庫存儲,物品采購員和倉庫保管員要搞好驗收交接,在(辦公用品入 庫登記本)上如實填寫接收物品的名稱、規格、單價和數量,并簽字。
    4、加強對辦公舊物的管理。階段性使用和暫時閑置的物品要妥善保管,隨時待用;科室替換下的各類 辦公設備交由機關事務管理科保管,機關事務管理科要及時回收。登記造冊,修舊利廢.充分利用。
    5、定期進行辦公用品庫房盤點,確保帳物相符。隨時掌握庫存物品的數量、質量和需求情況,適時增 加庫存,保障供給。
    三、辦公用品的領取
    1、領取的原則是:工作任務清楚,使用目的明確.一次一領,隨用隨領,用多少領多少,專領專用。 科室領用時,應征得本科科長同意。
    2、領取時,領取人須在<辦公用品領取登記本>上寫明日期、領取物品名稱及規格、數量、用途等項并 簽字。領取非庫存、專門采購的辦公用品時,領取人須在購物發票上簽字。領取接待用品(如水果、煙、茶、 紙杯等)時應由接待承辦科窒或接收此物的服務員在購物發票或領取登記本上簽字。
    3、 辦公用品管理部門及人員應恪盡職守,堅持原則,照章辦事,嚴格控制辦公用品的領取數量和次數,保證辦公需要。對于消耗品,可根據歷史記錄和經驗法則設定領取基準。明顯超出常規的申領,領取人應 作出解釋,否則保管員有權拒付。
    4、領取的非消耗性辦公用品(如訂書器、計算器、剪刀、臺歷架等)應列入移交,如重復申領,應說明 原因或憑損毀原物以舊換新,杜絕虛報冒領。
    5、大件物品領取后,應列入辦公室固定資產管理序列,明確責任人。辦公用品領取后發現不適用或未 用完部分應立即退還給采購員或保管員,采購保管人員根據情況予以調換或收回入庫。
    6、為接受民主監督,強化節約意識,每季度通報 1 次辦公用品出入庫數額和各科室領取(購置)情況。
    四、辦公用品的使用
    1、使用辦公用品應以室為家,牢固樹立節約光榮、浪費可恥的思想,在日常工作中,處處精打細算,提倡節省每一張紙、每一顆釘、每一滴墨、每一分錢,努力降低辦公成本。
    2、辦公用品應為辦公所用,不得據為已有,挪作私用;不得用辦公設備干私活,謀私利;不許將辦公 用品隨意丟棄廢置。
    3、精心使用辦公設備,認真遵守操作規程,及時關閉電源。定期維護保養,最大限度的延長辦公設備、 用品使用壽命。
    4、辦公用品使用要物有所值,物盡其用,不要大材小用.貴材賤用。復印紙應用于復印,不得用做草 紙、包裝紙;大頭針、曲別針等要反復使用;紙張可雙面利用,修改校對稿可先用廢舊紙張打印等,充分 發揮各種辦公用品的最大使用效率。
    5、印制文件材料要有科學性和計劃性。要根據文件材料印制要求及數量選擇合適的印制方式,既要方 便快捷,又要使成本最低。并力求使印制數與需用數基本相符,略有余富,避免不必要的浪費。
    6、對于高檔耐用辦公用品,科室間應盡量協調相互借用,一般不得重復購置。使用中辦公設備出現故 障,由原采購人員負責協調和聯系退換、保修、維修、配件事宜;因使用不當,人為造成設備損壞的,直 接責任人應負賠償責任。
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